SOSYAL MEDYA HESAPLARIMIZ

MOBİL UYGULAMALARIMIZ

Kartal Gazetesi

Paylaş
veya
aşağıdaki bağlantıyı paylaşın:

Kurumsal E-Posta Nedir, Alan Adı Uzantılı Şirket Maili Alma

Yayınlanma:
ABONE OL

Her işletmenin müşterileri veya işletme içinde iletişim kurmak için bazı kanallara ihtiyacı vardır. İş iletişimi için birçok farklı yol olmasına rağmen, kurumsal e-posta ile iletişim kurmak, hala en güvenilir ve popüler yollardan biridir.

#image_title

Kurumsal e-posta adresi ile iletişim kurmak, sadece müşteriler nezdindeki güvenilirliğinizi etkilemekle kalmaz, aynı zamanda marka tanıtımını ve işletmenizin genel organizasyonunu da etkiler.

 

Kurumsal E-Posta Nedir?

 

Kurumsal e-posta, yalnızca iş amaçları için kullanılan profesyonel bir e-posta adresidir. Hem biçim hem de amaç açısından kişisel e-postadan farklıdır.

 

Kurumsal e-postalarda şirketin alan adını içeren profesyonel bir adres kullanılır. Örneğin, isim.soyad@sirketadi.com. Kişisel e-postalarda ise genellikle @gmail gibi genel ücretsiz alan adları kullanılır.

 

Kişisel e-postalar arkadaşlarınızla, ailenizle veya sosyal platformlarda işle ilgili olmayan iletişimi yönetirken; kurumsal e-postalar, profesyonel işlevlere hizmet eder ve müşteriler, ekip arkadaşları veya ortaklarla bilgi alışverişinde bulunmak için kullanılır.

 

Günümüzde kurumsal e-posta, tüm avantajları ve güvenlik seçenekleri nedeniyle her büyüklükteki işletme için kritik bir öneme sahiptir.

 

Kurumsal E-Posta Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

 

“Information & Marketing Society” tarafından yayınlanan istatistiklere göre, tüm dünyada her gün milyarlarca e-posta gönderilmekte ve alınmaktadır. Bu hacmin çok büyük bir bölümünü ise kurumsal e-postalar, yani kuruluşlardan veya şirketlerden farklı kişilere gönderilen e-postalar oluşturmaktadır.

 

Şirketlerin iletişim için faks, kağıt posta, mektup veya telefon görüşmesi yerine e-posta hizmetini kullanmaları, kurumsal e-postası hizmetinin kullanılmasıyla elde edilen sayısız avantajdan kaynaklanmaktadır.

 

Bu avantajlardan bazıları aşağıdaki şekildedir:

 

  1. Müşteriler ile şirket içindeki departmanlar arasında özelleştirilmiş bir bağlantı kurulmasını sağlar

 

Bir kurumsal e-posta hizmeti, tüm çalışanlar için mevcut olması gereken küresel bir adres dizini oluşturma olasılığını kolaylaştırır. Bu global adresler, şirketin tüm çalışanlarının ve aktif ekiplerinin e-posta adreslerini içerir. Böylece, personeliniz kurumsal e-posta hesaplarına giriş yaptıktan hemen sonra tüm iş arkadaşlarının kurumsal e-posta adreslerine ulaşabilir. Ayrıca, “info@sirketadi.com” veya “satis@sirketadi.com” gibi standart genel e-posta hesaplarını kullanma imkanı sayesinde, tüm çalışanlar ve müşteriler, sorumlu kişinin e-posta adresini bilmelerine gerek kalmadan şirketinizdeki özel ekiplerle iletişim kurabilir.

 

Alıcılar açısından bakıldığında ise, kurumsal e-posta için kendi alan adını kullanan bir şirketten gelen e-postaları izlemek ve takip etmek çok daha kolaydır. Örneğin, çalışanlarınızdan birkaçının potansiyel bir müşteriye ayrı e-posta’lar gönderdiğini varsayalım. Personeliniz iletişim için kendi kurumsal e-posta hesaplarını kullanıyorsa, alan adı uzantınız tüm e-posta adreslerinde mevcuttur. Böylece, gönderenin kim olduğu fark etmez, alıcı alan adınızı kolayca arayabilir ve şirketinizden gönderilen tüm mesajları takip edebilir.

 

  1. İletişim maliyetinin azaltılır

 

Kağıda basılı kataloglar veya belgeler göndermek, sadece çok maliyetli olmakla kalmaz, aynı zamanda telafisi mümkün olmayan çevresel zararlara da neden olur. Bu noktada kurumsal bir e-posta hizmeti kullanmak, kağıtla iletişimi azaltır ve çevrenin korunmasına büyük ölçüde yardımcı olur. Ayrıca, kurumsal e-posta hizmetinde bulunan belge paylaşma imkanı nedeni ile şirketin iç iletişim maliyeti büyük ölçüde azaltacaktır.

 

  1. Güvenli ve emniyetli bir iletişim sağlar

 

İşletme sahipleri için e-posta’ların güvenli ve emniyetli bir kanal üzerinden gönderilmesi ve alınması çok önemlidir. Bazı gizli belgelerin, dosyaların ve şirketin iç meselelerinin alışverişi için çok yüksek güvenlik seviyesine sahip güvenli bir sistem gerekir.

 

Kurumsal e-posta hizmetleri, güvenilir bir iletişim sağlamak için şifreleme, spam koruması ve alan adı doğrulaması gibi birçok araç içerir.

 

  1. Verimli özellik ve araçlar sunar

 

Çoğu kurumsal şirket, zaman ve kaynakları idare etmek için koordinasyon ve işbirliği olanaklarına ihtiyaç duyar. Günümüzde ekip çalışmasını ve paylaşılan görevlerin yönetimini optimize etmek için iş takvimleri, bulut depolama alanları, iletişim yönetimi hizmetleri ve görev yönetimi araçları kullanılmaktadır. Bu olanaklar tüm profesyonel kurumsal e-posta hizmetlerinin içine yerleştirilmiştir.

Ayrıca işbirliği hizmetlerinin şirketin diğer hizmetlerine ve altyapısına entegrasyonu, kurumsal e-posta hizmetini tüm işletmeler için stratejik ve kilit bir araç haline getirir.

 

  1. Markalaşma fırsatı sunar

 

Kurumsal e-posta, işletmenizin anında tanınmasını sağlayarak pazarda ve müşterileriniz arasında marka bilinirliğini artırır. Profesyonel görünümlü bir şirket maili aynı zamanda işletmenizin daha saygın bir imaj oluşturmasını sağlar, böylece müşteriler arasında profesyonel bir algı yaratabilirsiniz.

 

  1. Gizliliğe odaklanır

 

Kurumsal e-posta hizmeti sağlayan bir sağlayıcı ile çalıştığınızda, şirketinizin e-posta gizliliği sağlanır. Öte yandan, Google veya Yahoo gibi ücretsiz bir posta hizmeti sağlayıcısı seçerseniz, onların Hizmet Koşulları altında olursunuz. Böylece verilerinizden daha fazla gelir elde etmek bunları için istedikleri şekilde kullanabilirler.

 

Alan Adı Uzantılı Şirket Maili Alma

 

Markanızla uyumlu, profesyonel ve güvenli iletişim sağlamak için alan adı uzantılı şirket maili almaya yönelik 5 temel adım aşağıdaki şekildedir:

 

  1. Doğru E-posta Hizmet Sağlayıcısını Seçin

 

Doğru e-posta hizmet sağlayıcısını seçmek, alan adı uzantılı bir şirket maili oluşturmanın temel adımıdır. Bu nedenle, teknik ayrıntılara bakmadan önce e-posta gönderimini verimli bir şekilde gerçekleştirecek bir e-posta hizmet sağlayıcısı seçmeniz gerekir.

 

Seçiminizi yaparken aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

 

  • Sağlayıcı Seçimi: İşletmenizin ihtiyaçlarına ve bütçesine göre güvenilir seçenekler arasında karar verin.
  • Özellikler ve Araçlar: Depolama kapasitesi, işbirliği araçları ve entegrasyon yetenekleri dahil olmak üzere her bir sağlayıcının özelliklerini değerlendirin.
  • Ölçeklenebilirlik: Seçilen e-posta sağlayıcının işletmenizin büyümesini karşılayabileceğinden emin olun.
  • Maliyetler: Abonelik ücretleri veya lisans maliyetleri de dahil olmak üzere fiyatlandırma yapısını anlayın.

 

  1. Alan Adı Seçimi ve E-posta Ayarlarını Yapılandırma

 

Uygun bir e-posta hizmet sağlayıcı seçtikten sonraki adım, alan adı uzantılı şirket e-posta adresinizi kurarak bir kurumsal e-posta oluşturmaktır. Bunun için ilk yapmanız gereken hayalinizdeki alan adınızı kaydetmektir.

 

Alan Adı Kullanılabilirliği: Alan adı sorgulama yaparak istediğiniz alan adının mevcut olup olmadığını kontrol edin.

Alaka düzeyi: Alan adının işletmenizin adını, sektörünü veya amacını yansıttığından emin olun.

Uzantılar: İşletmenize en uygun alan adı uzantısına (ör. .com, .net, .org) karar verin.

 

Alan adınızı güvence altına aldıktan sonra e-posta ayarlarınızı seçilen hizmet sağlayıcı ile yapılandırmanız gerekir; bu da DNS kayıtlarını, kimlik doğrulamayı ve e-posta sunucusu ayarlarını yapmayı içerir.

 

E-posta ayarlarını yapılandırma

 

Seçilen servis sağlayıcı ile e-posta ayarlarının yapılandırılması, aşağıdaki ayarların yapılmasını içerir:

 

  • DNS kayıtları: MX (Mail Exchanger) kaydı ve TXT (Text) kaydı gibi bir alan adı için e-posta mesajlarının nasıl işleneceğini belirleyen kayıtlar
  • Kimlik doğrulama: Gönderenin kimliğini doğrulamak ve e-postanın güvenliğini sağlamak için kullanılan yöntemler
  • E-posta sunucusu ayarları: E-posta göndermek ve almak için sunucu adresini, bağlantı noktası numarasını ve diğer parametreleri belirten yapılandırmalar

 

E-posta sunucusu ayarları, hem gelen (POP3 veya IMAP) hem de giden (SMTP) posta sunucuları için sunucu adı veya IP adresi, bağlantı noktası numaraları ve kimlik doğrulama yöntemleri dahil olmak üzere bir e-posta istemcisi veya cihazında bir e-posta hesabı kurmak için gereken yapılandırma parametrelerini ifade eder.

 

  1. Kurumsal E-postanızı Kurma

 

Bu adım, kullanıcı hesapları oluşturmayı, e-posta adresi formatını belirlemeyi, e-posta imzanızı yapılandırmayı vb. içerir. Bu unsurların özelleştirilmesi, işletmeniz için tutarlı ve profesyonel bir imaj sağlayacaktır.

 

  • Kullanıcı Hesapları Oluşturma: Her ekip üyesi için e-posta hesapları oluşturun ve adlandırma kurallarında tutarlılık sağlayın (örn. isim@sirketadi.com).
  • E-posta Adresi Formatı: E-posta adresleri için standart bir format oluşturun (örn. isim@sirketadi.com).
  • E-posta İmzası: Temel iletişim bilgileri ve marka öğeleri içeren profesyonel bir e-posta imzası oluşturun.

 

  1. Şifre ve Güvenlik

 

Şifreler ve güvenlik, kurumsal e-posta’nızdaki hassas bilgileri korumak ve yetkisiz erişimi önlemek için için çok gereklidir. Bu noktada güçlü bir parola, iletişimin gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayabilir. Bu önlemlerin ihmal edilmesi veri ihlallerine yol açabilir ve şirketin itibarını ve faaliyetlerini tehlikeye atabilir.

 

Kurumsal e-postanızı etkili bir şekilde güvence altına almak için aşağıdaki adımları uygulamanız gerekmektedir:

 

  • Güçlü Parolalar: E-posta hesapları için harf, rakam ve özel karakterlerden oluşan güçlü parola politikaları uygulayın.
  • Şifreleme: E-posta iletişimini güvence altına almak için şifreleme protokollerini (örn. TLS) etkinleştirin.
  • İki Faktörlü Kimlik Doğrulama (2FA): E-posta girişlerine ekstra bir güvenlik katmanı eklemek için 2FA’yı etkinleştirin.

 

  1. Yapılandırma ve düzenleme

 

Yapılandırma ve düzenleme, kurumsal e-posta’larda etkili iletişim, profesyonellik ve etkili bilgi yönetimi için gereklidir. Bu yüzden optimum verimlilik için kurumsal e-posta hesaplarınızı verimli bir şekilde yapılandırın ve düzenleyin.

 

  • E-posta İstemcilerini Kurma: Kurumsal e-postalarınıza erişmek için Outlook, Thunderbird veya Apple Mail gibi e-posta istemcilerini yapılandırın. Sorunsuz iletişim için senkronize olduklarından emin olun.
  • Akıllı Telefon ve Tabletlerde E-postayı Senkronize Etme: Kurumsal e-postanızı akıllı telefon ve tabletlerle senkronize ederek erişilebilirliğini artırın (çoğu e-posta sağlayıcısı bu amaç için uygulamalar sunar).
  • Klasör ve Etiketler Oluşturma: E-postaları düzenlemek için “Gelen Kutusu”, “Gönderilenler”, “Önemli” ve özel kategoriler gibi klasörler ve etiketler oluşturun. Bu, e-posta yönetimini basitleştirir.
  • Filtreleri ve Kuralları Kullanma: E-posta’ları belirli klasörlere yönlendirmek veya tanımladığınız kriterlere göre etiketler uygulamak için filtre ve kurallar ayarlayarak e-posta organizasyonunu otomatikleştirin.
  • Spam ve Önemsiz E-postaları Yönetme: Gelen kutunuzu temiz tutmak için güçlü spam filtreleri uygulayın. Önemli e-postaları kaçırmadığınızdan emin olmak için spam klasörünüzü düzenli olarak gözden geçirin.
  • Yedekleme: Veri kaybına karşı korunmak için kurumsal e-postalarınızı düzenli olarak yedekleyin. Birçok e-posta servis sağlayıcısı yerleşik yedekleme seçenekleri sunar. Ayrıca daha fazla güvenlik için üçüncü taraf çözümleri kullanabilirsiniz.

 

Özetle diyebiliriz ki, kurumsal e-posta adresiniz bir gelen kutusundan çok daha fazlasıdır; dijital kartvizitiniz, işbirliğine açılan bir kapı ve profesyonelliğin sembolüdür.

 

Dolayısıyla, profesyonel bir iş e-postası oluşturmak sadece bir seçenek değil; iş operasyonlarının can damarıdır. Ayrıca, güvenilir bir imaj yansıtmak, müşteriler üzerinde güven tesis etmek ve hassas iş yazışmalarınızın güvenliğini sağlamak için ilk adımdır.

 

İlgili Haberler